Det endelige mål er et informasjonssystem for samlingsavdelingene, kalt "Universitetenes databaser for språk og kultur". Systemet vil ha tre hovedfunksjoner. For det første skal de fagspesifikke delene tjene som verktøy for forskerne innen de enkelte fagene i deres daglige arbeid. For det andre vil systemet bli laget slik at det er mulig å foreta søk blant data fra flere fagfelt samtidig. Den tredje hensikten med systemet er å øke allmennhetens tilgang til arkivmaterialet dog slik at opphavsretter og samlingenes sikkerhet blir ivaretatt.
På denne måten vil "Universitetenes databaser for språk og kultur" spille en viktig rolle i grunnforskningen innen de humanistiske fagmiljøene. Systemet muliggjør også en tverrfaglighet som i sin tur kan initiere ny forskning og innsikt.
Den massive innføringen av små datamaskiner (PCer) i annen halvpart av 1980-årene betydde en vanliggjørelse av datateknologien og at oppmerksomheten omkring edb økte. Det ble derfor adskillig vanligere at avdelinger med registre av noen størrelse prøvde å bygge opp edb-baserte registre. Man fikk dermed en rekke spredte mindre databaser av forskjellige typer og kvalitet. Men disse representerte ofte en voldsom innsats av enkeltmennesker i fagmiljøene.
I første halvår av 1990 tok daværende prodekanus Bjarne Hodne ved Det historisk-filosofiske fakultet ved Universitetet i Oslo i samarbeid med professor Herman Jervell initiativet til et forprosjekt for å kartlegge fakultetets egne arkiver og samlinger med henblikk på en mer samordnet og massiv innføring av datateknologi.
Gjennom et forprosjekt, ledet av førsteamanuensis Christian-Emil Ore, ble det fremskaffet en samlet oversikt over registre og arkiver ved fakultetets tradisjonelle samlingsavdelinger der man la vekt på de ulike registre og arkivers karakter, fysiske utforming og hvilke datamengder de representerte. Det ble også gjort overslag over arbeidsmengden forbundet med en eventuell dataregistrering.
Forprosjektet ble avsluttet sommeren 1990. Prosjektets referansegruppe med representanter for de ulike avdelingene besluttet at arbeidet skulle fortsette etter de linjer som ble trukket opp i forprosjektrapporten. Det forberedende arbeidet med hovedprosjektet ble tatt opp igjen høsten 1990. I februar 1991 vedtok så fakultetsrådet ved Hf-fakultet ved Universitetet i Oslo at man skulle gå i gang med et seksårig dokumentasjonsprosjekt.
I samråd med Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet ble det sommeren 1991 arbeidet for å gjøre prosjektet nasjonalt. Under denne forutsetningen ble det avsatt øremerkede midler til prosjektet på statsbudsjettene for 1992 og 1993. Den formelle igangsettelsen av Det nasjonale dokumentasjonsprosjektet ble vedtatt på det nasjonale dekanmøtet i november 1991. Våren 1992 ble det så oppnevnt en styringsgruppe for prosjektet med representanter fra universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø. Leder for styringsgruppen var inntil 31/12-92 førsteamanuensis Tellef Kvifte og fra 1/1-93 førsteamanuensis Knut Aukrust.
I forståelse med den sentrale ledelse ved Universitetet i Oslo har derfor Dokumentasjonsprosjektet i samarbeid med universitetets kurssekretariat og Statens datasentral A/S (SDS nord) utarbeidet prosjektet "Omstilling gjennom målrettet utdanning i Mo i Rana og Kirkenes". Prosjektet går ut på å etablere kombinerte opplærings- og arbeidspraksissentre der deltakerne får undervisning rettet mot de lokale behov kombinert med praktisk arbeid lagt opp etter modellen utprøvd i det AFT-baserte prosjektet beskrevet over. Hvert slikt tiltak er beregnet å vare i fire år.
I september 1992 ble det første av sentrene etablert i Mo i Rana. Sentret er organisert som et arbeidsmarkedstiltak med 75 deltakere. Etableringskostnadene ble dekket av Næringsdepartementet, mens drifts- og undervisningskostnadene dekkes av arbeidskontoret i Rana. Sentret i Kirkenes er planlagt etablert våren 1993.
Gjennomføringen av "Omstilling gjennom målrettet utdanning"-prosjektene hører ikke inn under Dokumentasjonsprosjektets oppgaver. Men disse prosjektene synes å være svært viktige for å få finansiert og gjennomført konverteringsarbeidet.
Informasjon om språk og kultur finnes i dag spredt i en rekke arkiver og samlinger over hele Norge. Med utgangspunkt i kulturhistoriske og språklige samlinger ved norske universitet skal prosjektet gjøre slik informasjon tilgjengelig for forskere, forvaltning og allmennhet i en form som gjør at informasjonen fra ulike registre kan utnyttes samtidig.
På bakgrunn av hovedmålet er det formulert følgende fire delmål:
1 Dataregistrering av arkiv og samlinger
Dette er den største delen av prosjektet, målt i arbeidsmengde, og omfatter all konvertering av data til maskinleselig form. Dette omfatter dels registre og dels fullstendige materialesamlinger.
2 Rasjonelle rutiner for samlinger og arkiver
Omlegging av arkiver og kataloger til edb medfører endringer i interne rutiner ved avdelingene. I forbindelse med dataføring ved avdelingene gjennomgås interne arkivrutiner for å få størst mulig gevinst ut av prosjektet.
3 Optimal tilgjengelighet for forskere, forvaltning og allmennhet
Brukere av systemet skal ha tilgang til den informasjon de ønsker, på enklest mulig måte og presentert i klarest mulig form. Presentasjonsform, veiledning og avregning av kostnader skal tilpasses ulike brukergrupper. Tilgangen til dataene må likevel kunne reguleres slik at sikkerheten i muséene, opphavsrettigheter og personvern ivaretas.
4 Samordnet datarepresentasjon og grensesnitt
Rasjonell tilgang til informasjon forutsetter at datarepresentasjon og grensesnitt er samordnet. Prosjektet skal definere standarder på bakgrunn av faglige hensyn, eksisterende praksis og etablerte registre, og sørge for kobling mellom ulike registre, eksterne og interne, med henblikk på faglig interesse, samordningskrav og gjennomførbarhet.
1 Identifisering av registre som skal inngå i prosjektet
På grunnlag av utredninger i fagmiljøene avgjør styringsgruppen hvilke registre som skal inngå i prosjektet samt tidspunkt for deltakelse. Kriteriene for å inkludere registre er:
2 Utredning for interne og eksterne brukerbehov for registrene
Utredning skal skje i samarbeid med fagmiljøene og etter felles retningslinjer vedtatt av styringsgruppen. Utredningen bør bl.a. omfatte identifisering av interne behov, konsekvenser i forhold til interne rutiner, organisasjonsforhold og ressurser. Dette gjelder både fortløpende bruk ved avdelingene, tilrettelegging for universitetsbrukere utenfor avdelingene og identifikasjon av mer eksplisitte produksjons- og forskningsinteresser. Med hensyn til eksterne brukerinteresser bør brukerbehovene sees i sammenheng med krav til informasjon, tilrettelegging, ressursbehov og ansvarsforhold.
3 Datateknisk analyse av registrene som skal inngå i prosjektet, dokumentert ved en standard metode.
Det finnes ikke nødvendig ekspertise i de enkelte fagmiljøene til dette. Dataanalysen er en av forutsetningene for en fornuftig utvikling av registret. Analysen samordnes sentralt blant annet for å holde oversikten over felles dataelementer.
4 Fastsetting av nødvendige standarder for dataformater med henblikk på nødvendige koblinger mellom ulike registre
Universitetenes databaser for språk og kultur vil inneholde data fra en rekke forskjellige fagfelt. For å muliggjøre en kobling av dataene på tvers av faggrensene må det utarbeides standarder for representasjon av felles datatyper. Disse standardene skal så langt råd er, være i samsvar med eksisterende nasjonale og internasjonale standarder.
5 Utvikling av innskrivings- og brukerprogrammer for registrene
Der vil være mye felles i metodikken. Det er heller ikke her tilstrekkelige ressurser i fagavdelingene til dette arbeidet. Videre må det fra starten av tas hensyn til det endelige felles systemet.
6 Innskriving av registre som inngår i systemet
Prosjektet har ansvar for at innskrivingsmiljøene blir etablert og for koordineringen av dem. Prosjektet står ikke selv for finansieringen av tiltakene, men vil samarbeide med sentrale myndigheter for å få i stand eksterne finansieringsordninger. Eventuelle utdanningstilbud som inngår i innskrivingspakkene, samt teknisk og administrativ drift av tiltakene, kan settes bort på oppdrag til samarbeidspartnere lokalt og sentralt. Ansvars- og arbeidsdeling skal avtales spesielt med de forskjellige aktører i hvert enkelt tilfelle.
Dokumentasjonsprosjektets oppgaver i forbindelse med etablering av innskrivingsmiljøene skal være å føre etableringsprosessen(e) frem til avtaleinngåelse mellom involverte parter. Koordineringsansvaret knyttes til 1) sammenkobling mellom delprosjekter og innskrivingsmiljøer, 2) informasjonsvirksomhet og 3) organisering og oppfølging av innskrivingsmiljøene og 4) fortløpende evaluering av den samlende innskrivingsaktiviteten ut fra kvalitet, effektivitet og fremdrift.
7 Prosjektering av videre drift av registrene
Selve driften er ikke en del av prosjektet og må forankres innenfor de enkelte organisasjonene på permanent basis.
Den videre driften vil innebære tunge, permanente oppgaver etter at selve prosjektet er avsluttet. Driftsfasen bør settes i gang så snart registrene inneholder store nok datamengder til at de er nyttige. Driften av maskiner og nettverk bør innarbeides i planer og rutiner i den normale edb-driften.
8 Formidling
Det enkelte delprosjekt og avdeling bør ha ansvaret for den aktive tilrettelegging for bruk av registrene internt og eksternt. Formidlingen bør skje i tråd med retningslinjer og behov som utredningene under punkt 3 har avdekket.
4 Retningslinjer for prosjektarbeidet
Dokumentasjonsprosjektets styringsstruktur
Faglig leder er ansvarlig for den edb- og systemmessige utviklingen av løsningene for de enkelte delprosjektene, og design av det integrerte totalsystemet, se også punkt 4.3 (Strategi for edb-løsninger). Vedkommende leder kjernegruppen som består av prosjektets programmerere/systemerere.
Registreringslederen er ansvarlig for innskrivingsvirksomheten i prosjektet. Spesielt gjelder dette informasjon, organisering, oppfølging og evaluering av denne virksomheten samt fordelingen av materialet på de ulike innskrivingstiltakene. Registreringslederen har også personalansvar for det administrative personalet som er tilknyttet prosjektarbeidsgruppen, for prosjektassistentene og har ansvar for registreringsøkonomien.
Driftskoordinatoren har ansvar for administrasjonen av registreringssentralene, ansvar for kontakt og rapportering til de bevilgende myndigheter i forbindelse med sentralene, sammenstilling av økonomien for disse samt kontrakt- og avtaleforvaltning.
For prosjektarbeidsgruppens arbeid gjelder at alle strategiske valg skal forelegges styringsgruppen til godkjenning.
Delprosjektansvarlig har det emnespesifikke fagansvaret for delprosjektet. Til det enkelte delprosjekt skal det utarbeides et prosjektdirektiv som i avtales form setter opp retningslinjene for gjennomføringen. Dette skal gjøres i samråd med faglig leder for dokumentasjonsprosjektet. Et slikt prosjektdirektiv bør inneholde følgende punkter: Mål, oppgavebeskrivelse, omfang og tidsrammer, økonomiske forhold og betingelser, ansvarsforhold, rapportering, kvalitetssikring og endringshåndtering. Prosjektdirektivet skal godgjennes av styringsgruppen.
Prosjektassistentene knyttes til fagavdelingene og delprosjektene gjennom det fagspesifikke ansvaret disse har i prosjektet. Prosjektassistentene skal i størst mulig grad integreres i fagmiljøene både gjennom faglig veiledning og gjennom romplassering. Det forutsettes at den enkelte avdeling/institusjon stiller nødvendig arbeidsplass til disposisjon.
Prosjektassistentene er ansatt ved Dokumentasjonsprosjektet. Assistentene skal om mulig ha den enkelte fagavdeling som tjenestested.
Oppdragsgiver har ansvaret for at det nødvendige antall stillingshjemler kan disponeres i henhold til fastsatte planer.
Prosjektet har som erklært målsetting å holde programutviklingen på et minimum og i størst mulig grad utnytte tilgjengelig programvare. Det må imidlertid understrekes at det i dag ikke finnes programvare som dekker alle de særegne behov (spesielle tegnsett, fritekstsøking, hypertekst, multimedia m.m.) man finner innen humaniora. Det må derfor avsettes ressurser til en del programmeringsarbeid og til arbeidet med å tilpasse eksisterende produkter.
Totalsystemmet skal være et nettverksbasert databasesystem der de enkelte delprosjektsystemene vil inngå som selvstendige moduler. I tillegg skal det utvikles separate datasystemer som forskerne kan benytte i forbindelse med egen virksomhet og "i felten". Det skal legges vekt på at totalsystemet skal kunne brukes av institusjoner og personer utenfor de enkelte fagmiljøene. Det er en forutsetning at klausulbelagt materiale og annet sensitivt materiale beskyttes mot uautorisert bruk.
For å muliggjøre oppbygning av totalsystemet skal design og utvikling av de enkelte avdelings- og delprosjektsystemene koordineres av Dokumentasjonsprosjektets faglige ledelse.
Daglig drift av ferdige delsystemer og senere vedlikehold av systemene er ikke en del av systemutviklingen i Dokumentasjonsprosjektet. Denne virksomheten bør overlates en driftsorganisasjon.
Dersom det samlede dokumenterte registreringsbehovet ved de fire universitetene overstiger den nevnte rammen, skal styringsgruppen utarbeide planer for fase 2 av prosjektet.
Oslo, den Oppdragsgiver, Den nasjonale dekanus ved styringsgruppen v/ leder Det historisk-filosofiske fakultet Universitetet i Oslo